项目文件管理强制性条文

1.目的

通过项目文件管理强制性条文（以下简称“强条”）的实施，保证项目文件管理的正常运行，保证项目文件管理工作有序、规范，项目过程文件齐全，实现项目竣工文件的收集、整理和移交与工程进展同步，最终达到公司一体化规范管理水平。 2.适用范围

公司及所属各子分公司、专业公司等承揽的所有工程项目。 3.编制依据 3.1工作法规与标准

（1）《档案法》及《档案法实施办法》

（2）《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)

（3）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA／T 28-2002

（4）《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T241-2012 （5）《建设工程文件归档整理规范》GB／T 50328—2001 （6）《火电工程达标投产验收规程(工程档案篇)》DL5277-2012 （7）《水电水利工程达标投产验收规程(工程档案篇)》DL5278-2012

（8）《输变电工程达标投产验收规程(工程档案篇)》DL5279-2012

（9）《风力发电工程达标投产验收规程(工程档案篇)》NB/T31022-2012

3.2中国电力建设股份有限公司有关文件管理的规定

（1）关于印发《中国电力建设股份有限公司文件归档管理规定》的通知(股办〔2014〕32号)

（2）关于印发《中国电力建设股份有限公司投资建设项目档案验收管理办法（试行）》的通知（中电建股〔2014〕88号） （3）关于印发《关于电子邮件法律效力风险防范的提示》的通知(中电建股〔2014〕193号) 3.3公司程序及制度

序号 1 2 程 序 编 码 程 序 名 称 适用范围 公司 程序来源 行政管理系统 GS-GC-0303-01 文件和资料管理程序（E1版） XM-SG-0303-04 国外项目及国内总承包项目文件管理程序 EPC项目 行政管理系统 3 GS-GC-0303-05 文件编写与审查管理程序（E1）版 公司 行政管理系统 4 5 GS-GC-0303-06 文件编码管理程序 XM-SG-0303-08 国外项目及国内总承包项目文件编码管理程序 公司 行政管理系统 EPC项目 行政管理系统 6 7 8 9 10 GS-BG-0303-22 信函类文件管理程序 GS-BG-0303-23 电子文档管理程序 GS-DQ-0303-24 工程声像资料管理程序 GS-BG-0303-25 科技图书管理制度 公司 公司 公司 公司 行政管理系统 行政管理系统 行政管理系统 行政管理系统 行政管理系统 XM-GC-0303-31 国内施工项目图纸管理程序 国内施工项目 11 XM-SG-0303-32 国外施工项目及国内总承包EPC项目 行政管理系统 项目图纸管理程序 12 13 GS-GC-0303-33 记录管理程序 XM-SG-0303-51 国外项目及国内总承包项目工程技术资料接口管理程序 14 15 GS-BG-0303-01 文件材料归档管理程序 GS-BG-0303-52 工程档案资料归档与整理管理程序 16 17 18 19 20 XM-GC-0401-13 施工组织设计管理办法 GS-GC-0401-31 作业指导书管理办法（E1版） XM-GC-0401-35 工程总结编制管理规定 GS-SG-403-01 设计管理程序 GS-SG-0403-04 国外设计分包项目设计接口管理程序 21 GS-SG-0403-06 国外项目及国内总承包项目技术文件审查管理程序 22 GS-GC-0403-11 设计变更管理办法 国内施工项目 23 GS-SG-0403-11 国外项目及国内总承包项目设计变更管理程序 24 GS-SG-0403-15 国外项目及国内总承包项目勘察管理程序 25 XM-GC-040121 《施工图纸会检管理办法》 公司 工程管理系统 EPC项目 工程管理系统 EPC项目 工程管理系统 工程管理系统 EPC项目 工程管理系统 公司 公司 公司 公司 工程管理系统 工程管理系统 工程管理系统 工程管理系统 公司 公司 行政管理系统 行政管理系统 公司 行政管理系统 EPC项目 行政管理系统 国外项目 工程管理系统 4.管理强制性条文

4.1新项目开工后三个月内应建立项目文件管理网络。项目总工为组长，全面负责项目文件管理工作，并明确网络各岗位的管理职责。

4.2每季度组织项目文件管理专题会，会议纪要报总部设计管理

部、工程管理部、总经理工作部档案中心，并抄送项目管理中心、分管公司领导。

4.3特级项目文件管理部门设专职文件管理员不少于2名、一、二级项目设专职文件管理员1-2名，其他项目至少应设兼职文件管理员1名。国外项目文件管理部门必须设置专职文件管理人员。专职文件管理人员应参加相应的文件管理培训并取得资格证书。

4.4项目部专职文件管理人员须经总部文件管理人员进行业务培训，并做培训记录后上岗。

4.5项目文件管理网络确定后，各岗位人员原则上不能变动。若因实际工作需要发生人员变动，项目部应及时更新网络，并报总部。人员发生变动时应填写详细的工作交接单，并进行文件管理流程培训，签字确认后由项目部存档。

4.6主合同签定后一个月内，总部对主合同中关于文件的相关要求进行分解，形成责任分工分解表，下发到有关职能部门和项目部执行。

4.7项目部应依据总部下发的项目管理策划或施工组织总设计编制项目部的文件管理实施细则,包含项目竣工文件清单及责任分工清单、工程总结编制分工清单，并报总部。

4.目文件的编制、收集、整理和移交必须满足项目主合同、公司管理体系和国家规程规范的要求。

4.9项目部每年一次根据公司发布的受控文件清单目录，编制适

合本项目的标准、规程、规范清单。

4.10各部门和项目部应根据周/月报模板的要求按时上报文件管理情况。

4.11项目部应通过公司业务管控一体化平台及时上传和更新文件管理内容。项目过程验收资料应在完成签字后一周内将扫描件上传至平台。

4.12项目部应及时收集合同执行过程中的各类工程照片，按照国内项目的每个单位工程或国外项目质量检验计划中的每个专业拍摄10-20张照片。在工程竣工后与纸质档案一并归档。 4.13在对有效纸质文件进行整理归档的同时，应将电子版（有签字盖章的应扫描）同时进行归档。

4.14项目文件应为原件，因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复制件上加盖公章。如与业务单位就通讯协议方面达成一致，则通讯协议中规定的文件格式具有同等法律效力。

4.15提交项目业主的文件应附详细的移交清单或签证表，并经业主签字或盖章确认。

4.16项目部应在工程移交后一个月内取得移交签证，并移交公司总经理工作部档案中心。

4.17各部门和项目部在工程竣工后一个月内完成工程总结的编写。

4.18若项目业主无特殊要求，项目部应在工程竣工后三个月内

将竣工文件移交业主。

4.19针对公司投资建设的项目，各部门和项目部应在项目竣工验收三个月之前完成档案验收工作。 5.管理强条的执行、监督与考核

5.1总部设计管理部、工程管理部、总经理工作部档案中心负责对各项目文件管理强条的执行情况进行检查、监督、评价和考核。 5.2项目管理中心对总部相关职能部门、子分公司、专业公司和项目部进行定期评价和年度考核。

5.3总部每月组织对文件管理强条执行情况进行检查，对违反强条规定致使项目文件质量达不到公司质量目标或影响项目文件移交的，按照公司考核奖惩有关规定处理。

5.4 总部将组织由公司分管领导参加的专项约谈，落实连续两个月出现严重违反文件管理强条或季度检查时综合考评不合格的职能部门、子分公司、专业公司和项目部的整改措施。 本文件自发布之日起执行，由设计管理部负责解释。