会议管理规范

CCFL制造部会议管理规范

制定单位：CFL制造部

首版日期：2007年12月06日

机密等级：社 外 密

制 定

审 核 核 准 日立光电(吴江)有限公司 管理番号：CG-R-001 页次:1 CCFL制造部会议管理规范

文件修订记录表 版本 1 2 3 日期 担当 检认 胡万中 胡万中 胡万中 批准 下 川 下 川 下 川 新作成 1.对会议前中的注修改。 1.对4.1.7项中的第2条修改,追加主导者需在3天内将会议签到表交于事务组. 1.追加4.1.5项中的(1)条，联络会议时需确认与会4 2008.06.28 夏曼清 胡万中 下 川 人员是否有会议出席; 2.追加4.1.5项的(3)条,出席会议时,同一单位出席一人即可. 1.会议签到表以3天改为2天内交于事务组； 5 2008.07.25 夏曼清 胡万中 下 川 2.追加4.1.7项中的注会议签到表相关; 3.对4.1.2项中追加联络会议用邮件/AM; 1.对4.1.2项追加与会人员一栏,需写明涉及到的6 2008.08.20 夏曼清 胡万中 下 川 人员; 2.对4.1.6项追加担当项目的,在会议中无法提出纳期的可在会议后提出. 7 2008.08.28 1.对4.1.2项与会人员一栏填写相关修改; 2.页次变更 管理番号：CG-R-001 页次:2 变更 / 修订事项 2007.12.06 夏曼清 2008.03.20 夏曼清 2008.04.13 夏曼清 日立光电(吴江)有限公司 CCFL制造部会议管理规范

1.目 的：

1.1规范CCFL制造部各课别召开会议内容和纪律,提高会议的效率及会后的效果，特制定此规定。 2.范 围：CFL制造部 3.权责：无 4. 规定内容: 4.1 制造部会议： 4.1.1主持人会前准备： (1)预期希望达成的结果；

(2)考虑这个会议要不要召开（若召开，会议时间原则上为1小时）； (3)请适当的人出席(有必要了解，有必要发言)；

(4)准备会议资料(必要时将资料在会议前发送给与会人员，便于大家了解准备)； (5)设定会议的提纲和时间表； (6)预计会议中可能出现的冲突； (7)如何开场:

a 会议目的:举办会议的主要目的;

b背景:说明会议召开的背景,我们面临的问题; c议程:会议中欲论之事项及先后顺序和预估时间; d会议期望:对参会人员的表现和问题的处理期望; 4.1.2 在召开会议之前需以通讯信息提前24小时通知：

会议通知标准格式

会议名

目的 时间 地点 议程 准备资料 与会人员 主导者 注：①为确保通知到位,会议用通讯信息通知,必要时可发2-3次(若主导者未通知到位,需罚款10

元)。

②“与会人员栏”：填写内容“收件人”或“具体参会人员姓名”。 ③定义：

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收件人：即参会人员；

抄送者：可根据实际状况，自行判定是否需参加会议。

4.1.3 若是紧急会议，当天需以通讯信息知会及电话或当面联系相关人员。 4.1.4与会者的职责：

(1)决定是否需要出席会议； (2)准时

(3)与会者要做准备

(4)就某些疑点或模糊问题征询清晰解释； (5)与会者发言时，要有一定的逻辑性； (6)仔细倾听; (7)支持倾听; (8)支持他人;

(9)对会议决定如实执行； 4.1.5 会议前：

(1)联络会议时需确认与会人员是否有其它会议出席(如:查看会议预约系统等),避免会议冲突.

(2)会议通知发出后，主导者需确认会议的出勤状况，当出勤率较低时，可考虑取消本次会议并另行安排会议时间（取消及另行安排会议时间时需再次知会）。

(3)联络会议时,为避免浪费他人时间,同一个单位尽量联络一个关系代表出席即可,必要时可联络主管一起出席(决策时).

(4)参加会议的相关人员需在会议开始的前20分钟对会议的相关资料准备/确认清楚，以便能在会议中及时的提出及解决各项问题。

(5)会议硬件(例:电脑、投影仪、白板……)需在会议的前5分钟准备好并调试完成。

(6)主持者需在会议的前5分钟准备好签到表，并让与会人员签到。

(7)参加会议人员需将手机关机或调为静音（若需接电话应到室外接听）。

(8)出勤状况的确认时间为会议开始时间，会议开始时间过后出席者均视为迟到(迟到者必须

自觉站立至主讲台上让大家目视1分钟，然后归位参与会议)，会议开始10分钟后出席者视为会议未出席(未出席者罚款10元/次/每人)。

(9)无法出席会议的人员，需在会议开始前10分钟前知会会议主导者，不可代请假，否则一

律按照未出席处理；参加人员若安排人员代替出席，需确保被安排人员符合会议内容。 注：1.休假及出差人员，未出席时视为请假或由工作交接者代替出席。 2.若主导者在会议开始前未准备好硬件及会议资料等，需对此罚款10元。

4.1.6会议中:

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(1)正确总结讨论内容(要不厌其烦与会者确认每个结论无误); (3)保持中立和客观态度; (4)发言要有组织、逻辑；

(5)避免不当的肢体语言,以免给别人造成一种压抑感; (6)讲话口齿要清晰; (7)一次只讨论一个论点;

(8)会议过程中,若有紧急事情要离开者,需知会主持者,经同意后,方可离开;若不经主持人同

意离开者,按早退处理(早退者罚款5元)。

注:担当者无法立刻提供担当项目纳期的,需在会后进行全面考量后再提供合理纳期,主持者可在会议后再找担当确认. 4.1.7会议后:

(1)会议结束后,主持人需将本次的会议内容发送给相关人员。

(2)主导者需在会议结束后，将会议签到表2天内交于事务组(若超期罚款10元)，由事务组： a. 根据会议记录表对早退、迟到、未出席者进行相应的罚款。 b. 每月5号对上个月的会议出勤状况进行汇总并作成报告。

注：早礼/晚礼、周会、教育培训、面试、人员交流、外部门沟通无需交签到表。

(3)若要修改会议记录需经会议主导者同意。

(4)根据会议记录，对相关的问题(项目)进行确认跟踪,并对其所提出纳期及改善的效果进行确认 。

(5)对所存在的问题点及改善项目进行重点跟踪,并对相关问题作出相应的改善对策。

(2)要及时指出令人困惑的发言,请该发言人解释清楚;

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