电子档案管理初探

作者：姬天巧

来源：《河南农业·综合版》 2013年第12期

河南农业职业学院 姬天巧

摘 要：随着档案管理信息化进程的不断推进，电子档案管理成为档案工作者的一项主要工作内容。从电子档案的管理环境、载体类型、归档范围、归档方式、归档时间、保存格式、质量要求等方面进行了一些概括总结。

关键词：电子档案；应用；管理

随着信息化的发展，各行各业越来越多地采用无纸化办公，从而产生了大量的电子文件，这些电子文件经过一定的整理归档就转化成了电子档案。电子档案，就是人类在运用现代信息技术从事社会实践活动的过程中形成的具有保存备查价值的电子文件经过归档转化而来的原始历史记录。它具有电子文件的一般特性：以数字形式存在；信息的非人工直接识读性；对设备、技术的依赖性；信息与载体的相分离性和自由移动性，形成与更改的易操作性；同时又具有档案的一般定义所揭示的档案特质，即原始性、历史性、记录性。基于电子档案的特性，其管理也有特殊性，不能完全等同于纸质档案的管理。

一、电子档案管理的环境类型

电子档案管理首先要有相应的硬件设备和软件程序。硬件设备有计算机、打印机、扫描仪等；软件程序包括系统软件、应用软件及相应软件的版本号、使用说明，同时还需要有相应的各种数据文件和参数等。

二、电子档案的载体类型

电子档案一般是通过一定的载体保存的，目前存放电子档案的载体主要有磁性存储载体的磁带、硬磁盘和软磁盘，光学存储载体的光盘、光带，磁光性存储载体的磁光盘。电子档案管理除了对其信息内容管理以外，还要做好其载体的保护。要求载体存放环境保持适宜的温湿度，一般温度控制在15～27℃、相对湿度控制在40%～60%。同时还要做好载体的防尘工作，因为灰尘污染或划伤磁盘、磁带、光盘表面，会造成其物理损伤，导致记录信息的损失。灰尘中所含的化学成分，会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘的腐蚀、降解等化学作用而毁坏，使信息丢失。同时还要做好防磁、防震、防光和防有害气体的影响等工作。

三、电子档案的归档范围

电子档案归档范围和纸质档案的归档范围基本相同。对于那些具有重要凭证、依据和参考价值、需要长期保存的电子文件，都要进行电子文件归档，同时还要进行相应纸质文件或缩微品等的归档，两者的分类方法和档案编号可以完全一致，这就是电子文件管理的“双套制”。实施“双套制”管理电子文件，仅是目前无法完全摒弃传统的纸质文件管理的权宜之计。在电子文件被窃取、被修改甚至被删除的情况下，纸质文件还可以继续维持电子文件的功能。纵观世界各国，唯有中国仍然在推行“双套制”模式管理电子文件。美国、加拿大、英国、法国、德国、澳大利亚、新加坡、日本和韩国等，均逐步推进或已经实现了“单套制”管理模式。由于他们的技术先进，电子文件的安全性已经达到了100%。随着我国信息技术的不断发展完善，“双套制”模式终将为更简便高效的“单套制”模式所取代。

四、电子档案归档方式

电子档案的归档方式有两种，即逻辑归档和物理归档。逻辑归档也叫在线归档，指通过计算机网络，在不改变原来存储方式和位置的情况下，实现电子文件向档案部门移交的过程。逻辑归档的电子档案集中存放在主机或网络服务器的档案区内，由计算机程序管理和维护，不用担心可读性和兼容性及载体性能问题，利用比较方便，但要保证计算机系统不出问题。物理归档是将电子文件脱机保存在磁带、磁盘和光盘中，然后再移交到档案部门存档，并办理有关的移交手续，这样可以实现电子档案的集中管理，保证电子档案的安全。一般在文件使用阶段采取逻辑归档较好，这样档案部门可以监控并方便使用，但最终应当物理归档。物理归档需要对载体质量和性能进行检测。首先，检查载体表面是否有物理损坏和变形，硬盘运转是否正常等；然后，在有关设备上进行检测和演示，对载体上的信息进行读取校验，确认归档载体质量良好，才能归档。

五、电子档案的保存格式

电子档案的类型有很多种，如，文字型、扫描图片型、音频型、视频型、多媒体型、图纸型等，不同类型的电子档案应采用不同的保存格式，一般文字型的以XML、RTF、TXT为通用格式，扫描的电子档案以JPEG、TIFF为通用格式，音频电子档案以WAV、MP3为通用格式，视频和多媒体电子档案以MPEG、AVI为通用格式。如果是专用软件产生的电子档案原则上应转换成通用型电子文件格式，如果不能转换应连同专用软件一并归档保存。目前，电子档案因保存格式的众多，给电子文档的保存和转换工作带来诸多不便，大大影响了电子文档的长期存取。2009年底，我国正式将PDF/A作为电子文件格式标准，这种国际通用的格式标准，有利于档案部门对电子文档的长期存取与利用，同时具有良好的技术支持。PDF/A的工作团队也开始了对PDF/A版本2的开发工作，可以接纳JEPG2000图像压缩技术、数字签名技术，允许包含音频和视频的内容，考虑了与PDF透明度的兼容问题，支持计算机三维图形等等。因此，PDF/A格式将是我国档案部门电子文档长期存取策略的较佳格式选择。

六、电子档案的归档时间

电子档案归档时间比较灵活，一般是实时归档。这和纸质档案的归档时间有所不同，纸质档案一般是在档案形成的下一年度的上半年或某项目完成以后才进行整理归档，而电子文件的

运行过程一结束或某项事件已完成，电子档案就可及时进行电子档案归档，以免发生失控现象。

随着前端控制理论的不断完善，电子档案管理有提前介入、提前归档的趋势。首先，建立起统一标准、密切相关、互为保证、相对独立的运行模式，即文档一体的大软件系统；办公自动化系统建设与档案信息网络化系统建设同步规划、同步安排，统一考虑，统筹协调电子文件管理系统与各部门办公系统的设计，实现电子政务条件下文档一体化管理；提高档案管理工作信息化水平，使档案部门成为信息资源基地，提高工作效率。同时，前端控制理论还表现在电子档案管理的具体业务活动中，主要是形成新类型电子档案的业务活动。比如，机构在引进技术和设备时，如果厂商所提供的资料、图纸是数字形式，那么对于这部分电子文件的归档工作要从项目谈判前开始，在合同中明确这些资料的形式和内容，包括运行的系统环境、工作平台、文件格式、内容说明等等，保证这些资料正常阅读和使用。因此，电子档案归档不仅要适时进行，还有必要提前介入项目或技术设备的引进等工作。

七、电子档案归档的质量要求

（一）齐全完整

归档的电子文件一定要齐全完整，不能有缺页、内容丢失或机读不出来的现象，凡是属于归档范围内的电子文件均应及时向档案部门移交，尤其应注意相关电子文件的支持软件和管理

数据的归档。比如，用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，除该电子文件归档以外，还要保存相应的生成电子文件的软件型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。

（二）真实有效

为保证归档的电子文件真实有效，需要采取一定的技术安全措施和信息管理安全措施。技术安全措施包括信息加密技术、数字签名技术、防火墙技术、操作系统安全内核技术、入侵检

测技术、生物识别技术、数字档案的长期可存取技术等。信息管理安全措施包括以下几个方面。

1、人员安全管理。包括安全审查制度、岗位安全考核制度、安全培训制度。

2、文档安全管理。包括归档时审核和归档后管理，归档时审核文档是否真实有效。如果是文本文件，应是最后定稿，图形文件如果有更改，应将最新版本及更改记录予以归档等等。归档后，对信息进行密级分类，对敏感信息与机密信息进行加密并脱机存储在安全环境中，防止信息被窃取、变更或毁坏。

3、系统运行环境安全管理。包括机房出入控制、环境条件保障、自然灾害防护、防护设施配备、电磁波与磁场防护等。

4、应用系统安全管理。包括操作责任、操作规范、操作监督、数据备份、软件维护等安全管理。

5、信息载体安全管理。包括对信息载体的抽检与维护，比如，对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取措施恢复。对磁性载体归档的电子文件，应该每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年等。

（三）格式规范

归档的电子文件应符合格式方面的要求，即采用国际通过格式PDF，以保证电子文件的长期可读性。

（四）系统整理

归档的电子文件应经过一定的整理和编辑。首先，按信息内容进行分类整理、编号、保存；然后，再对其载体进行整理，在载体或其包装盒表面贴上标签，注明编号、名称、密级、保管期限、软硬件环境等等。

（五）备份归档

电子文件在长期保存过程中可能会出现读取的错误，所以归档的电子文件一般要求有一式两套脱机文件，其中一套封存，一套提供利用。必要时还可以一式三套，一套封存，一套异地保存，一套提供利用。

八、归档手续

归档手续是电子档案归档的最后一个环节，也是关键的一步，应该把好最后一关。其操作步骤有两点。一是清点验收。一般情况是，采用介质归档方式的电子档案，移交双方要按照《归档电子文件登记表》清点归档文件，对归档文件进行全面的检查验收，对每套载体及其技术环境进行认真检验，要求合格率达到100%时方可进行交接。二是检验项目。第一，文件格式是否符合归档要求，对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本号、操作手册等是否

完整。第二，载体表面有无划痕，是否清洁，有无病毒，同时还要核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性、检验及审核手续。第三，核实登记表、软件、说明资料是否齐全；检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。至此，电子档案归档工作基本完成。在实际工作中，把握好以上几个方面，才能够保证电子档案管理的质量和规范，才能做好档案工作，才能更好、更方便地为广大用户提供档案的利用服务。

参考文献：

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[2]丁海滨.电子文件特点新论[J].档案管理,2008(2).

[3]刘宏伟.“双套制”与“双轨制”对电子文件管理的影响[J].档案管理,2011(5).

[4]付双双.高校电子文件的前端控制[J].档案管理,2007(6).

（责任编辑 黄海帆）