电子文件归档与电子档案管理初探

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电子文件归档与电子档案管理初探

吴艳娇

（青冈县档案局，黑龙江青冈１５１６００）

摘要：随着社会的不断发展，我国已经从互联网时代进入了云数据时代，在云数据时代对于信息的流转速度有了新的要求，其要求

信息量之大信息传输速度之快都使得传统的信息保存与流转的方式受到了挑战。在这样的前提下，电子文件成为了时代的新宠儿将原本的传统文件转化为数字化文件进行传播和传输要远比传统的纸质文件的流转速度和传输速度快很多。对于电子文件而言归档是一件较为复杂的事情，而与电子文件归档相对应的即是电子档案的管理工作也是亟待加强的工作之一。

关键词：电子文件；归档；电子档案；管理随着计算机以及互联网的普及，电子文件已经融入了我们生活的方方面面，无论是工作方面的各种档案文件，还是生活中用到的各类表格都能看到电子文件的影子。电子文件如此普及那么对于档案工作而言，其将原本的纸质档案转化为电子文件也是一个势在必行的趋势。然而对于档案的电子化而言，其在归档工作方面存在着一定的难度，或者说电子文件的归档工作与传统的纸质档案归档工作有着许多不同的地方，除此之外对于电子档案的管理工作也成为了档案部门需要关注和加强的命题。将通过本文来分析电子文件的特性以及其归档的特点及电子档案管理中出现的问题和解决方法。

１电子文件的特性

电子文件区别于传统的纸质档案的不同有以下几点：首先电子文件的载体是多样化的，与纸质档案只能以纸张为载体不同，电子档案却能以磁盘、光盘、硬盘、网络云等不同的载体进行内容的存储。其次，电子文件由于与传统的纸质文件的表现形式不一样，因此其具有极为丰富且多种多样的文件内容，其内容可以是图片也可以是视频或声音。再次，电子文件的速度极快，几乎不受时间和空间的限制。第四，电子文件由于其必须依托于电脑作为载体因此其对硬件的依赖性要比传统纸质档案高很多。最后，电子文件的安全性比传统文件低很多。

２加强电子文件归档的建议

电子文件的归档工作与传统纸质档案归档工作有着很大的差别，其无论是在归档形式上还是在归档时间上都与纸质档案有着许多不同，由于我国的电子档案工作起步较晚因此对于电子文件的归档工作也没有太多的研究，总结了一下电子文件归档当中的一些问题，提出了以下几条建议。

２．１电子档案归档工作要严密化

由于电子文件在形成的过程中有许多不同的步骤，因此在这些步骤中无论是哪一个步骤出现错误都可能造成整个电子文件的原始性与真实程度，并且由于电子文件本身容易被病毒侵染所以在对电子文件进行归档工作时一定要小心谨慎。电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件归档管理制度。明确各方面的职责，显得尤为重要。

２．２做好电子文件的收集、积累工作

电子文件在收集方面要比纸质文件的收集更加快捷但是其准确性与真实性却难以得到保证，而为了方便以后的电子文件真实性的保证，在收集电子文件是最好能够做到双套收集，即对档案文件的收集时应当电子文件与纸质文件两者同时收集，从而保证电子文件的真实性与可靠性，并且我们需要注意的是电子文件与纸质文件二者之间的内容必须是一致的，以免因为收集和积累的过程中造成双套文件内容不同从而给档案工作带来更多的麻烦。目前，很多单位各类公文的传递、批办、催办、均在网上操作，因此，电子文件的收集也要在网上进行．同时可以利用记录系统的自动记录功能，收集电子文件的形成、修改、责任人等信息。

２．３做好电子文件的鉴定工作

由于电子文件容易流失并且对于硬件与软件均具有依赖性，而且在形成过程中又会被多方面因素影响并，且在保存的过程中也容易被轻易修改，因此，做好电子文件的鉴定工作是保证电子档案安全性与权威性的首要条件。电子文件的鉴定工作需要电子文件形成部门、档案部门、计算机部门等多方参与，鉴定的内容包括电子文件的真伪、价值、开放度等。

２．４严格电子文件的归档工作

不同的电子文件档案的归档期限也有所不同，以文书档案为例，文书档案的归档时间大概在一年左右，而电子档案的载体通常是用光盘或是硬盘存储。一般对于档案的保存需要保存３套，这三套文件的版本应当是一致的。一套由档案管理部门统一保管，一套由相关业务部门异地保管，另一套供查阅使用。再次，宜采用通用标准，文档文件宜采用ＴＸＴ格式或ＤＯＣ格式，图像文件宜采用ＪＰＧ格式，数据文件宜采用ＤＢＦ文件等。

２．５提升管理人员的综合素质

如果想提高电子文件的归档工作，其电子文件管理人员的素质也极为关键，因此对于电子文件的保管人员应当进行定期的相关专业的培训并且要实行考核制度，从而提高管理人员的整体素质。并且档案管理人员应树立终身学习的思想，学习现代化档案管理的相关知识，以适应新形势下档案管理的需要。

３电子档案管理存在的问题

档案实现电子化管理，给单位档案管理带来前所未有的崭新变化，同时存在着诸多亟待解决的问题。首先，对电子档案管理的重视力度不够。其次，电子档案鉴定工作难以正常开展。第三，电子文件收集归档不及时不完整。第四，电子档案管理存在不安全的因素。

４强化电子档案管理的主要对策为加强电子档案规范化、制度化管理。提高企业档案管理工作水平，应采取以下对策。

４．１从文件形成源头抓起，确保电子档案的真实有效

首先我们要从电子文件形成的范围入手，要做好电子文件的积累工作，电子文件所要积累的对象应当是所有可以证明电子文件的真实性、有效性、权威性的元数据以及背景信息。在确定了文件形成和积累的范围之后，要严格地控制电子文件形成的各个环节从而保证其真实性不会因为其形成过程而受到影响。

４．２认真做好电子文件鉴定工作，全面提高电子档案质量在借鉴纸质档案鉴定经验的基础上，结合电子文件的特点，做好电子档案鉴定工作。在电子文件的鉴别工作上应当是在施行电子档案与纸质档案双轨制、双套制的前提下。要将电子档案与纸质档案进行认真的比对，剔除电子档案中可能不真实的信息。并且要对电子档案的原始性与真实性做出判断。除此之外，我们必须抓好归档鉴定和期满鉴定两个环节，制定和完善电子档案鉴定规范标准，坚持原则性和灵活性相结合，按照国家和单位档案管理要求，切实做好电子档案鉴定工作，优化馆藏档案结构，提高企业档案管理工作质量。

关于电子文件的归档与电子档案的管理工作，其实还有许多不同的问题，并非是一篇文章能够尽诉的，但是本文中所提到的这些问题应当说是目前电子文件归档与电子档案管理中亟待解决的问题。对于本文中所提出的归档与管理问题应当得到档案部门的重视，只有解决了这些问题才能使得电子档案能够更加顺利地被推广普及，从而提高档案事业的整体效率与管理模式的整体改变。除此之外，我们需要注意的是，在本文中笔者也多次提到虽然电子档案有着其一定的优势但是却绝对不能完全替代纸质档案，两种档案互补才能在最大程度上保证档案的真实性和可靠性。

参考文献

[1]李建国.试论电子文件的归档[J].档案，2006：87.[2]马莉莉.试论电子文件的归档[J].甘肃林业，2012：157.